Los archivos y la gestión de documentos hoy. Tendencias y retos II

  • ¿Cuáles son los nuevos tiempos?
  • Es evidente que en la sociedad actual las profesiones y los objetos de atención de los profesionales evolucionan de acuerdo con las necesidades de los tiempos que nos toca vivir. Probablemente, las actuales exigencias sociales han impulsado la evolución de la archivística hacia los siguientes requisitos:
    – Se ha producido un cambio de contexto: el entorno analógico ha evolucionado hacia un entorno digital (aunque existen –y existirán- entornos híbridos).
    – Han cambiado las necesidades de la sociedad: garantías para un eficaz acceso a los documentos; orientación hacia la exigencia de responsabilidad y rendición de cuentas a las organizaciones; transparencia, eficiencia, economía y servicio.
    – Se detecta una creciente necesidad de rigor en el desempeño profesional, en un momento marcado por la colaboración multidisciplinar para la obtención de objetivos comunes por parte de diferentes profesionales en las organizaciones (la organización del trabajo es cada vez más integradora).
    – Entorno más inestable, debido al impacto de las nuevas tecnologías: las bases profesionales se tambalean al compás de la evolución de las tecnologías de la información y la comunicación.
    – Mayor conciencia de la importancia de mantener en buenas condiciones la memoria de las organizaciones, y gestionarla para el hoy, el mañana y el pasado mañana (gestión del know how).
  • ¿Cómo se concretan en el ámbito de la normalización?En el ámbito de la normalización los nuevos tiempos se concretan en diferentes áreas. En nuestro estudio nos detendremos en la visión institucional, la visión de impacto internacional (específicamente las normas ISO de gestión de documentos, los modelos de requisitos –concretamente el modelo MoReq de la Unión Europea- y las normas promovidas por el Consejo Internacional de Archivos) y los esfuerzos normalizadores desde la perspectiva puramente archivística que han tenido lugar en España.

    La visión institucional

    La organización es el marco donde se centra la actuación archivística, por lo que aquella se convierte, de facto, en un laboratorio de Buenas Prácticas en gestión de documentos y archivos. Sobre estas buenas prácticas actúa de manera decidida la legislación, como condicionante previo –limitador- al establecimiento de cualquier sistema institucional de archivos (incide la legislación administrativa, de patrimonio histórico-cultural, etc.). El resultado de todo ello es un modelo institucional de gestión archivística, que cabe considerar como compendio de la habilidad del profesional en el manejo de los elementos normalizadotes, entre los que destacan la literatura profesional y las normas que actúan como referencia (normas ISO de gestión de documentos y normas internacionales de descripción del Consejo Internacional de Archivos).

    La visión internacional

    La perspectiva internacional del fenómeno normalizador en gestión de documentos y archivos tiene lugar en tres escenarios fundamentales: las normas ISO de gestión de documentos, el Modelo de Requisitos de la Unión Europea – MoReq- y las normas de descripción promovidas por el Consejo Internacional de Archivos. Veremos a continuación las características de cada una de ellos.

    Las normas ISO de gestión de documentos

    Entre las características de las normas ISO de gestión de documentos (la denominada “familia ISO 15489”) destacan las siguientes:

    Posición medular de la norma ISO 15489, publicada en 2001, por su vinculación con ISO 9000 e ISO 14000.
    Constituyen una herramienta objetiva para la medición de la calidad.
    Su alcance es una institución definida.
    Suponen un único referente metodológico y conceptual para la práctica profesional (podría decirse que son, en su conjunto, un “Manual de manuales”).
    Implican la integración de las Buenas Prácticas archivísticas en una única familia.
    Han contribuido notablemente en la definición de la terminología y los conceptos de gestión de documentos y los archivos a través del establecimiento de las características del documento, instrumentos, sistemas y procesos documentales.

  • – El modelo de requisitos de la Unión Europea – MoReq
  • Los modelos de requisitos se aplican al ámbito de la gestión de los documentos electrónicos. Dada su naturaleza y área de influencia territorial, destaca el modelo de requisitos de la Unión Europea conocido como MoReq, del que existen dos versiones (2001 y 2008). Entre las características del modelo de requisitos de la Unión Europea destacan las siguientes:El modelo constituye un grupo de recomendaciones orientadas al funcionamiento de un “Sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo”.
    Reposa sobre el ciclo de vida completo de los documentos.
    Contempla la coexistencia de sistemas de documentos electrónicos y en papel, gestionados en sistemas híbridos.
    Define las características para diferenciar un verdadero “sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo” de aquel que no lo es.
    Constituye un modelo adaptable a las necesidades específicas de cada institución.
    Destaca la importancia de la figura del administrador del sistema.
    Busca crear relaciones fecundas entre archiveros e informáticos y los proveedores de aplicaciones.
    Realza la importancia de los esquemas de metadatos como herramienta básica para el mantenimiento del contexto de los documentos, y con éste su autenticidad, integridad, fiabilidad y disponibilidad a largo plazo.

    Las normas del Consejo Internacional de Archivos

    Las normas promovidas por el Consejo Internacional de Archivos constituyen el principal referente profesional para los archiveros. Entre sus características destacan las siguientes:

    – Constituyen el refrendo de unas pautas comunes en la regulación de un proceso muy concreto de la gestión archivística: la descripción.
    – Abarcan la descripción de documentos -ISAD (G) Norma Internacional General de Descripción Archivística, 2ª versión de 1999-, autoridades -ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los Registros de Autoridad de Archivos relativos a Instituciones, Personas y Familias, 2ª versión de 2009-, funciones –ISDF Norma Internacional para la Descripción de Funciones, 2007- e instituciones de custodia –ISDIAH Norma Internacional para Describir Instituciones que Conservan Fondos de Archivo, 2008-.
    – Facilitan la integración de sistemas institucionales en redes de archivos (agrupaciones de varios centros con vistas a un objetivo común, singularmente el de compartir recursos informativos).
    – Posibilita el cumplimiento de la legislación archivística desde una perspectiva integradora (por ejemplo, una estructura normalizada de datos para la realización del registro de Bienes de Interés Cultural o el censo de archivos de una Comunidad Autónoma).
    – Permite proporcionar información sea cual sea el grado de desarrollo archivístico institucional (conocida como “descripción multinivel”, que abarca desde el fondo –o la serie en el caso del “sistema de series”- hasta el documento individual).
    – Supone dotar de homogeneidad conceptual a la práctica archivística (las bases de referencia son idénticas).
    – Genera confianza en el trabajo archivístico cotidiano a largo plazo.

    La visión nacional: Esfuerzos normalizadores en España

    Actualmente se está desarrollando un proceso normalizador por parte de responsables archivísticos, tanto del Estado como de destacadas Comunidades Autónomas, orientados específicamente a la descripción. Entre tales iniciativas cabe destacar las siguientes:

    MDM: Manual de Descripción Multinivel (Castilla-León).
    ARANOR: Norma de Descripción Archivística de Aragón.
    NODAC: Norma de Descripción Archivística de Cataluña.
    NOGADA: Norma Gallega de Descripción Archivística.
    CNEDA: Comisión de Normas Españolas de Descripción Archivística.

 

En el curso online de “Introducción a la archivística” comentaremos este y otros artículos.


Joaquim Llansó Sanjuan: “Los archivos y la gestión de documentos hoy. Tendencias y retos”.- En: Periodismo y documentación en la encrucijada del acceso abierto a la información y las redes sociales.- (Leioa), Universidad del País Vasco, 2012.- p. 85-100.

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