Los archivos y la gestión de documentos hoy. Tendencias y retos I

La Archivística es una disciplina (o una ciencia, según los diferentes autores a los que podamos acceder) en constante evolución, al ritmo que le marca el desarrollo de la propia sociedad a la que orienta su servicio. A lo largo de mi intervención abordaré cuáles son, a mi juicio, los elementos más significativos de esta evolución, y la manera en que la Archivística, y sus profesionales, prevén afrontarla con éxito. Concretamente, los contenidos de mi disertación serán los siguientes:

¿Qué se ha entendido habitualmente por “archivo”?
¿Qué es hoy un “archivo”?
¿Por qué se asimila el archivo con la gestión de documentos?

¿Qué se ha entendido habitualmente por “archivo”?

Hasta hace algunos años por el término “archivo” se entendía un lugar, generalmente un sótano, donde se acumulaban documentos cuyo uso no era preciso para atender las actividades cotidianas de una organización. Desde esta perspectiva, el archivo era una entidad “finalista” (esto es, situada al final de la cadena de actuaciones administrativas o de gestión), dedicada a la conservación y puesta a disposición de los documentos a los usuarios. Los tratamientos que los profesionales daban a estos documentos estaban generalmente asociados a la noción de patrimonio histórico y a la constitución de la memoria, primero de la propia organización y más tarde de la sociedad en general.

Otras variantes del término “archivo” aludían a “conjunto de documentos” dotado de una cierta coherencia en cuanto a sus componentes, a un fichero informático (identidad entre “archivo” y “fichero” en la jerga informática) o incluso al carácter de misterio, o inaprensible, en el habla cotidiana.

¿Qué es hoy un “archivo”?

Entre las características actuales de este concepto pueden destacarse las siguientes:

En primer lugar podemos observar que el archivo es un objeto sobre el que se centra legislación de primer nivel, incluyendo la relativa a protección de datos de carácter personal, procedimiento administrativo, administración electrónica, propiedad intelectual o patrimonio histórico, entre otras.

Por otra parte, vemos que el archivo es un objeto sobre el que se realiza un importante esfuerzo de normalización internacional, donde destacan el Consejo Internacional de Archivos, ISO y los diferentes modelos de requisitos que existen en el panorama internacional.

Además, hoy en día el archivo es un objeto con innegable impacto social, entendido como la prestación de un servicio a la sociedad y con responsabilidades bien definidas, como por ejemplo, garante de los derechos de los ciudadanos, o elemento que contribuye a la formación de la memoria colectiva.

Finalmente, observamos también que el archivo es un objeto con impacto en la implantación de las tecnologías de la información y la comunicación.

A lo largo de estos post expondremos las líneas esenciales de todas estas dimensiones del moderno concepto de archivo.

¿Por qué se asimila el archivo con la gestión de documentos?

Es muy probable que las personas que hoy en día se acercan por primera vez a los archivos y la Archivística observen la progresiva asociación de los conceptos de “archivo” y “gestión de documentos”. Ello es así como un tributo a la modernidad, y debe serlo por diferentes causas:

– Es la misma función, retrotraída al momento en que se define cómo conservar el carácter de los documentos auténticos, fidedignos, desde el contexto de su producción.
– La realizan los mismos profesionales, llámense “archiveros” o “gestores de documentos”.
– Actualmente, se concibe la gestión de documentos como una etapa del proceso archivístico, orientado a satisfacer prioritariamente las necesidades de gestión de las organizaciones.
– El concepto “gestión de documentos” busca la conexión del trabajo archivístico (esto es, los procesos de gestión documental) con los procesos generales de las organizaciones, tales como la gestión de recursos humanos, la gestión económica, la gestión de la investigación -en el caso de las universidades-, etc.
– El concepto “gestión de documentos” pone de manifiesto la importancia del mantenimiento del contexto como elemento primordial para señalar el valor de evidencia de los documentos durante tanto tiempo como sea preciso (esto es, hasta su eliminación en un plazo o su conservación permanente por su valor testimonial o histórico)..
– El concepto de “gestión documental” señala la emergencia de un sector de actividad “redefinido” (actualizado, modernizado) en todas las organizaciones, tanto públicas como privadas.
– En definitiva, es necesario adaptarse a los nuevos tiempos.

En los próximos post hablaremos de los nuevos tiempos y cómo se concretan en los ámbitos legal, social, tecnológico y de la normalización.

Y en el curso online de “Introducción a la archivística” comentaremos este y otros artículos.


Joaquim Llansó Sanjuan: “Los archivos y la gestión de documentos hoy. Tendencias y retos”.- En: Periodismo y documentación en la encrucijada del acceso abierto a la información y las redes sociales.- (Leioa), Universidad del País Vasco, 2012.- p. 85-100.

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